Cuando tu empresa en Uruguay empieza a crecer, llega el momento de contratar al primer empleado. Es un hito importante que marca el inicio de una nueva etapa: dejás de operar solo y comenzás a conformar un equipo. Pero este paso también implica cumplir con obligaciones laborales, previsionales y fiscales específicas que muchos emprendedores desconocen o subestiman. Desde el alta en BPS y MTSS hasta la firma del contrato y el pago de aportes patronales, cada paso debe realizarse en orden y en tiempo para evitar multas, intimaciones y problemas futuros.

Ya sea que hayas decidido crear empresa en Uruguay bajo la forma de SRL, sociedad anónima, SAS o empresa unipersonal, las obligaciones al contratar personal son las mismas. Esta guía te explica el procedimiento completo, paso a paso, para que puedas incorporar a tu primer trabajador de forma correcta, ágil y sin sorpresas.

Alta patronal en BPS: el primer paso obligatorio

Antes de contratar a cualquier empleado, tu empresa debe estar registrada como empleadora ante el Banco de Previsión Social (BPS). Este trámite se conoce como alta patronal o inscripción patronal, y es obligatorio incluso si vas a contratar a una sola persona. Sin este alta previa, no podés generar la planilla de trabajo ni realizar los aportes correspondientes.

El trámite se realiza de forma presencial en la sucursal de BPS que te corresponde según el domicilio fiscal de tu empresa, o puede gestionarse a través de un contador o gestor habilitado. Vas a necesitar la siguiente documentación:

• Certificado notarial de vigencia de la sociedad
• Estatuto social o contrato social inscripto en el Registro
• RUT de la empresa activo ante DGI
• Documento de identidad del representante legal
• Formulario de inscripción patronal completado

Una vez aprobada el alta, BPS te asigna un número de patronal (código de empresa) que utilizarás en todas las liquidaciones de sueldos y aportes. Es importante que este trámite se realice con al menos una semana de anticipación al inicio de la relación laboral, ya que BPS puede demorar algunos días hábiles en procesar la inscripción. Si contratás antes de tener el alta patronal, podés enfrentar multas y sanciones administrativas.

Alta de puesto de trabajo en MTSS

El segundo paso obligatorio es registrar cada puesto de trabajo ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS). Este trámite debe realizarse de forma previa al inicio de la relación laboral, y tiene por objeto informar al organismo que la empresa va a incorporar a un nuevo trabajador bajo condiciones determinadas.

¿Qué información se declara en el alta de puesto?

El alta de puesto de trabajo se realiza online a través del portal del MTSS (Sistema SITAS). Debés informar el tipo de vínculo laboral (a plazo fijo o indefinido), jornada (completa o parcial), categoría profesional, remuneración nominal, fecha de inicio y otros datos relevantes. Este registro es obligatorio incluso para contratos a prueba, pasantías laborales o personal contratado por pocas horas.

Es importante que la información declarada sea consistente con lo que luego vas a asentar en el contrato de trabajo y en las liquidaciones de BPS. Cualquier discrepancia puede derivar en observaciones o multas. Además, el MTSS cruza esta información con los registros de BPS y DGI, por lo que no es posible omitir este paso sin ser detectado.

Plazo y multas

El alta de puesto debe realizarse antes del inicio de la relación laboral. Si el trabajador empieza a prestar servicios sin que el puesto esté dado de alta, la empresa puede ser sancionada con multas que van desde las 5 hasta las 150 Bases de Prestaciones y Contribuciones (BPC), dependiendo de la gravedad y reincidencia. Estas sanciones son independientes de las que pueda aplicar BPS por trabajo no registrado.

Contrato de trabajo: redacción, firma y registro

Una vez cumplidos los trámites administrativos, debés formalizar la relación laboral mediante un contrato de trabajo escrito. Aunque la legislación uruguaya admite contratos verbales, siempre es recomendable suscribir un documento por escrito que establezca con claridad las condiciones del vínculo: jornada, remuneración, lugar de trabajo, funciones, duración y demás aspectos relevantes.

El contrato debe respetar los mínimos legales establecidos por la legislación laboral uruguaya y, en su caso, por el Consejo de Salarios que corresponda a la actividad de la empresa. No podés pactar salarios por debajo del mínimo nacional ni del laudo del sector, ni condiciones inferiores a las que establece la normativa vigente (licencia anual, descansos semanales, protección de la maternidad, entre otros).

El contrato debe firmarse por duplicado: un ejemplar queda en poder del trabajador y otro en poder de la empresa. No es obligatorio inscribirlo ante ningún organismo, pero sí es necesario conservarlo en el legajo del trabajador junto con toda la documentación respaldatoria (certificado médico preocupacional, constancia de alta en BPS, recibos de sueldo, planillas de control de asistencia, etc.).

Período de prueba y modalidades contractuales

En Uruguay, el período de prueba tiene una duración de tres meses y puede aplicarse en cualquier contrato de trabajo, salvo que se trate de una relación laboral por tiempo determinado inferior a ese plazo. Durante el período de prueba, cualquiera de las partes puede rescindir el contrato sin expresión de causa y sin derecho a indemnización, pero siempre respetando el preaviso de tres días laborables. También es posible pactar contratos a plazo fijo o zafral, pero sólo cuando la naturaleza de la actividad lo justifique: el uso indebido de estas modalidades puede derivar en que se considere el contrato como indefinido.

Liquidación de aportes, planilla de trabajo y obligaciones mensuales

A partir del mes en que incorporás al trabajador, debés realizar mensualmente la liquidación de aportes jubilatorios, de salud y por accidentes de trabajo, así como la retención del Impuesto a la Renta de las Personas Físicas (IRPF) cuando corresponda. Todos estos conceptos se liquidan a través de la planilla de trabajo de BPS, que debe presentarse antes del día 10 del mes siguiente.

Los principales conceptos que integran la liquidación son:

• Aportes jubilatorios patronales: varían según la actividad y categoría del trabajador (industria y comercio, civil o rural)
• Aportes personales: descontados del sueldo del trabajador y volcados por la empresa
• Seguro de salud (FONASA): aporte patronal y aporte personal según si el trabajador tiene hijos menores a cargo o no
• Seguro por accidente de trabajo y enfermedad profesional (BSE): a cargo del empleador, según riesgo de la actividad
• IRPF categoría II: retención mensual cuando el sueldo nominal supera el mínimo no imponible establecido por DGI

La planilla se genera en el sistema «Planilla Electrónica» del BPS, o puede liquidarse a través de un contador habilitado que utilice software homologado. El pago de los aportes debe realizarse dentro de los plazos establecidos: incumplir genera recargos, intereses moratorios y puede derivar en intimaciones o incluso demandas ejecutivas por parte del organismo.

Además de BPS, también debés presentar mensualmente ante DGI la declaración jurada de IRPF (Formulario 1350) informando las retenciones efectuadas y realizando el pago correspondiente. Si tu empresa está inscripta en IVA, estas retenciones deben incluirse en la liquidación mensual del impuesto.

Otras obligaciones y consideraciones prácticas

Además de los trámites de alta y las obligaciones mensuales, debés tener en cuenta otros aspectos operativos y administrativos que surgen al contratar personal. Es recomendable que lleves un libro de sueldos (aunque no es obligatorio para empresas con pocos empleados), registres la asistencia del personal y mantengas actualizado el legajo de cada trabajador con toda la documentación respaldatoria.

También es importante que tengas en cuenta las obligaciones en materia de salud laboral y seguridad en el trabajo. Dependiendo de la cantidad de personal y de la actividad que desarrolle la empresa, puede ser necesario designar un responsable de seguridad e higiene, realizar exámenes médicos periódicos o contar con determinadas habilitaciones. Estas obligaciones varían según el rubro, por lo que es recomendable consultar con un asesor laboral o con un técnico en seguridad.

Otro aspecto clave es entender cómo impacta la contratación de personal en la estructura tributaria de tu empresa. Si hasta ahora trabajabas como monotributista o habías optado por una estructura simple, es probable que la incorporación de empleados te obligue a inscribirte en otros regímenes (IVA, IRAE) o a reconsiderar qué estructura legal conviene elegir para tu proyecto. Muchas veces, emprendedores que inician como venta de SAS preconstituída terminan evaluando una transformación societaria al momento de escalar.

Finalmente, si estás trayendo personal del exterior o contratando a no residentes, deberás gestionar también el proceso de relocation de personal a Uruguay, que incluye trámites migratorios, apostillas, permisos de trabajo y consideraciones de residencia fiscal. En esos casos, el acompañamiento profesional es clave para evitar errores costosos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo contratar a alguien antes de tener el alta patronal en BPS?

No. El alta patronal es obligatoria antes de iniciar cualquier relación laboral. Si contratás sin estar inscripto como empleador, BPS puede aplicar multas y sanciones, además de generar problemas al momento de liquidar los aportes. Lo recomendable es gestionar el alta con al menos una semana de anticipación.

¿Qué pasa si no doy de alta el puesto de trabajo en MTSS?

No dar de alta el puesto de trabajo en tiempo y forma constituye una infracción administrativa que puede derivar en multas significativas. El MTSS cruza información con BPS y DGI, por lo que es muy probable que se detecte la omisión. Además, el trabajador puede denunciar la situación y la empresa enfrentar inspecciones laborales.

¿Cuánto cuesta en total contratar un empleado en Uruguay?

El costo total depende del sueldo nominal, la actividad de la empresa y la categoría del trabajador, pero en promedio los aportes patronales (jubilación, salud y accidentes de trabajo) representan entre el 50% y el 60% adicional al sueldo nominal. Además, debés contemplar el aguinaldo (sueldo anual complementario) y la licencia anual remunerada. Es fundamental realizar un cálculo detallado antes de comprometerte.

Conclusión

Contratar al primer empleado es un paso clave en el crecimiento de tu empresa, pero también implica cumplir con una serie de obligaciones laborales, previsionales y fiscales que no podés descuidar. Desde el alta en BPS y MTSS hasta la liquidación mensual de aportes y la correcta redacción del contrato, cada detalle cuenta para evitar multas, intimaciones y problemas futuros con los organismos de contralor.

Si bien podés gestionar estos trámites de forma directa, lo más recomendable es contar con el acompañamiento de un equipo profesional que conozca en profundidad el régimen laboral uruguayo, te asesore sobre las mejores prácticas y te ayude a mantener tu empresa en regla desde el primer día. En sociedadesanonimas.uy gestionamos más de 500 empresas y ofrecemos asesoramiento integral en constitución, trámites y gestión empresarial, incluyendo la incorporación de personal.

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